Neues Online-Angebot hilft bei der Suche nach einem Kindergartenplatz

Modern, einfach, unbürokratisch und transparent: Das Jugend-, Familien und Sozialreferat der Stadt Würzburg hilft Eltern ab 1. August 2016 Kindertagesbetreuungsplätze in der Stadt Würzburg zu suchen und zu finden. Möglich macht dies das neue Online-Informations- und Vormerksystem InVo-Sys, das die technischen Möglichkeiten der heutigen Zeit nutzt und auf der Software von „Little Bird“ basiert. „Wir freuen uns sehr, das neue Elternportal unter kinderbetreuung.wuerzburg.de in Betrieb nehmen zu können“, freut sich Sozialreferentin Dr. Hülya Düber.

Was kann das neue Programm?
Eltern können das InVo-Sys unverbindlich wie eine Suchmaschine nutzen und sich über Betreuungsanbieter, deren Öffnungszeiten und pädagogische Angebote informieren. Nach der Registrierung und Anmeldung im Portal haben sie die Möglichkeit direkt online, ganz bequem von zu Hause bzw. vom Computer aus, Platzanfragen an die gewünschten Einrichtungen zu stellen – auch an mehrere parallel. Dabei spielt es keine Rolle, ob die angefragte Einrichtung momentan tatsächlich freie Kapazitäten hat. Der Zeitaufwand für Eltern wird erheblich minimiert und aufwändige Anmeldungen für mehrere Einrichtungen erspart. Daten können mit ausdrücklicher Zustimmung der Eltern auch direkt im Portal gespeichert werden und müssen so nur einmal eingegeben werden. Liegt ein Betreuungsplatzangebot einer Einrichtung vor, entscheiden Eltern binnen einer Frist selbst über die Annahme oder Ablehnung. Durch verschiedene Plausibilitätsprüfungen und höchste Datensicherheitsvorkehrungen sorgt das System automatisch dafür, dass es immer „sauber“ bleibt: Kommunikations- und Feedback-Funktionen sowie ein Sperrmechanismus garantieren, dass Eltern genau einen Platz bekommen und nicht mehrere Angebote, während andere Familien leer ausgehen. Doppelanmeldungen bei unterschiedlichen Kindergärten werden auf diese Weise vermieden. Damit behalten alle stets den Überblick und Eltern müssen keine „Zitterpartie“ durch mehrere Platzvergabe-Runden mitmachen. Die Vergabe läuft konsequent als durchgängiger Prozess ab. So werden die Eltern effektiv bei der Suche nach einem Betreuungsplatz entlastet.

Großer Abstimmungsbedarf war nötig
Nur wenige der betroffenen 48 Träger von Kindertageseinrichtungen sind gleich organisiert und technisch aufgestellt, Vielfalt ist angesagt. Dadurch ist ein immenser Abstimmungsbedarf für die insgesamt 78 Einrichtungen in Würzburg nötig gewesen. Hinzu kommt, dass der klare Schwerpunkt der meisten handelnden Personen in der Betreuung von Kindern von 0 bis 6 Jahren liegt und nicht in der strategischen Ausrichtung und der Implementierung eines EDV-Systems zur Platzfindung für die Eltern. Aus diesem Grund war auch die städtische IT-Abteilung intensiv bei der Einführung des neuen Portals eingebunden. Themen wie Datenschutz, Kompetenzen, Schnittstellen und nicht zuletzt einfach die Arbeit, die es zu leisten galt, waren vom ersten Tag an Themen des Dialogs und sind es teilweise bis heute noch. Deshalb ist die Freude bei Sozialreferentin Dr. Düber und den Verantwortlichen im Fachbereich Jugend und Familie groß über diesen Schritt.

Vielfalt mit Transparenz
Selbstverständlich bleibt auch mit der Einführung des Online Informations- und Vormerksystems die Möglichkeit für die Eltern offen, sich persönlich vor Ort bei einer Einrichtung anzumelden. Das neue System ist nicht dazu gedacht, den persönlichen Kontakt zu ersetzen und spätestens bis zum Vertragsabschluss sollten sich Familien und Einrichtungen persönlich kennengelernt haben. „Die Vielfalt im Angebot ist uns in Würzburg wichtig. Aber nicht auf Kosten des Services für die Eltern. Der neue Weg heißt ‚Vielfalt mit Transparenz‘ und darauf sind wir stolz“, so Dr. Hülya Düber und bedankt sich bei der federführenden Abteilungsleiterin Monika Kraft für die erfolgreiche und nachhaltige Arbeit.



Sozialreferentin Dr. Hülya Düber (sitzend) und Monika Kraft (Leiterin der Fachabteilung Kindertagesbetreuung) machen den Test: Das neue InVo-Sys funktioniert! Foto: Christian Weiß